Leserbrief zum Offenen Brief vom 15. Januar 2019

Angeregt durch den Offenen Brief in der thema: Ausgabe vom  Februar 2019  möchte ich mich gern einmal zum Thema Bürgeranliegen/ Eingaben äußern:

Jeder kennt den Ausspruch: Von der Wiege bis zur Bahre, Formulare, Formulare. Und macht damit täglich Erfahrungen. So auch beim Thema Eingaben. 

Wie stelle ich mir die Bearbeitung eines berechtigten Bürgeranliegens vor:

Wendet sich ein Bürger an mich mit einem Anliegen, nehme ich den Sachverhalt auf. Sollte der Bürger aus Unwissenheit einen sogenannten Formfehler begehen, weise ich ihn selbstverständlich darauf hin und helfe ihm, verweise ggf. auf Gesetze und weiterführende Literatur zu seinem Anliegen. Ich händige ihm die entsprechenden Formulare aus.

Danach erhält der Bürger eine schriftliche und für ihn verständliche Bestätigung über den Eingang/Erhalt seines Anliegens. Ich teile ihm mit, wie vorzugehen bzw. verfahren wird und nenne einen Termin, wann ich mich wieder bei ihm melde. Ich beginne, die Eingabe zu bearbeiten. Je nach Sachverhalt kann es schnell gehen, manchmal dauert es etwas länger. Im letzten Fall erhält der Bürger eine Zwischennachricht über den Bearbeitungsstand, um zu verdeutlichen, dass ich an seinem Anliegen arbeite.

Sollte sich das Anliegen als zu schwierig in der Umsetzung erweisen oder ich vom Thema keine Ahnung haben, ziehe ich Sachverständige hinzu. Mit diesen kläre ich die Situation, kann auch – was immer gut ankommt – den Bürger mit einladen. Somit erhält dieser den Einblick in den Abarbeitungsstand und die weitere Vorgehensweise. Er weiß dann, dass sein Anliegen ernst genommen wird.

Bei Eingaben größeren Umfangs empfehle ich vor Ort eine Informationsveranstaltung. Selbstverständlich kommen dann die Bürger zu Wort. Nach Information der Anwesenden und gemeinsam abgestimmter Vorgehensweise wird protokollarisch festgehalten, was besprochen wurde. Dieses Protokoll soll allen zugänglich sein.

(Bei Informationsveranstaltungen rate ich generell auch auf die Sitzordnung zu achten. Ein Runder Tisch wäre angebrachter als ein Präsidium)

Jetzt wird weiter entsprechend der vereinbarten Terminstellung abgearbeitet und umgesetzt. Bei Verzögerungen informiere ich den Eingaben-Erstattenden schriftlich und teile die Gründe mit. Nicht der Bürger hat nachzufragen, wie es um den Bearbeitungsstand steht, sondern der Bearbeiter hat zu informieren. Zum Abschluss erhält der Bürger wieder eine schriftliche Nachricht und/ oder ggf. eine Einladung vor Ort. Die Bearbeitung der Eingabe ist abgeschlossen, wenn dem Anliegen entsprochen wurde. Über die Eingabe und deren Bearbeitung ist ein Nachweis zu führen. Ich bin der Meinung, dass diese einfache Form der Arbeit mit Bürgeranliegen bei jedem Volksvertreter – nicht nur bei Behörden (da sollte es selbstverständlich sein) – Standard sein sollte.

Eingaben , seien es Anfragen, Hinweise, Anliegen, Kritiken oder Beschwerden, sind ein Ausdruck von Demokratie. Nimmt man Demokratie ernst, sind Eingaben auch positiv zu werten.

Bestimmt erinnern sich die Bürger in der Wahlkabine, ob ihr Anliegen erhört bzw. bearbeitet wurde. 

Gudrun Oekler

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